Parhaat käytännöt ja vinkit etähaastattelujen läpivientiin

• by Anni
• Toukokuu 6, 2024

Näillä käytännön vinkeillä varmistat, että onnistut etähaastattelun vetämisessä.

Sovellukset ja tietosuoja

Haastattelujen alustaksi kannattaa valita joku eniten käytetyistä videokokoussovelluksista Teams, Meet tai Zoom. Niissä myös tietosuojaan liittyvät asiat ovat parhaiten ajan tasalla. Tärkeintä alustan valinnassa on, että osaat käyttää kyseistä alustaa ja olet tietoinen siihen liittyvistä tietosuoja-asioista. Tarkista aina oman organisaatiosi ohjeistus ja käytä suositeltua palvelua.

Tietosuojan kannalta oleellista on, mitä keskustelussa puhutaan ja jaetaan sekä mihin mahdollisesti tekemäsi tallenne tallentuu. Tee sen perusteella arvio tarvittavista varotoimenpiteistä.

• • Jos haluat rajoittaa sisäänpääsyä, voit käyttää pakollista pääsykoodia. Yleensä tapana on ohjata osallistujat odotustilaan, josta keskustelunjärjestäjä päästää heidät yksitellen sisään. Voit tehdä muutokset asetuksista.
• • Käytä aina videoalustan uusinta versiota.
• • Jos keskustelu tallennetaan, tulee osallistujilta pyytää tallennuslupa. Muistathan, että myös ääni on henkilötieto.
• • Kannattaa lähettää osallistujille osallistumislinkit kopiona tai jakaa linkit erikseen sähköpostilla.

Infoa osallistujia

Vaikka suurin osa ihmisistä käyttää erilaisia videokokoussovelluksia sujuvasti, kannattaa heille silti lähettää perusohje ja erityishuomiot valitun sovelluksen käytöstä esimerkiksi osallistumislinkkien lähetyksen yhteydessä. Ennen haastattelua, muistuta osallistujia haastattelusta tekstiviestillä, jotta osallistujat ovat paikalla ajoissa.

Varaa haastattelun alkuun hieman ylimääräistä aikaa haastateltavan kanssa, jos tiedät, että luvassa voi olla teknisiä haasteita. Yleensä ongelmat liittyvät käytettävän laitteen asetuksiin.

Linkkien lähettämisen lisäksi, informoi osallistujia etukäteen mahdollisista toiveista osallistumiseen liittyen:

• • Millä toivot osallistujan osallistuvan: tietokoneella vai mobiililaitteella? Tällä voi olla merkitystä, jos haluat jakaa haastattelun aikana esimeriksi suuria kuvia tai odotat osallistujan jakavan ruutuaan.
• • Mobiililaitteella osallistujien kannattaa aina ladata käytettävän palvelun sovellus, vaikka myös selaimella osallistuminen on mahdollista. Selaimella osallistujien taas kannattaa käyttää sovellusta parhaiten tukevaa selainta ja päivittää selain ajan tasalle.
• • Mobiiliverkot toimivat nykyään erittäin hyvin jopa etäkäytettävyystesteissä. llmoita erikseen, jos on tarve käyttää vain kiinteää verkkoa.
• • Ihmiset pitävät usein oletuksena kamerat pois päältä, huomauta tästä etukäteen, jos toivot kameran olevan päällä koko tilaisuuden ajan.

Muista haastattelutilanteessa

Varaa haastattelua varten hiljainen tila, jossa ei ole ulkopuolisia, jotka voisivat nähdä ruudulla keskustelevat henkilöt.

Ryhmäkeskusteluissa voi olla mukavaa, että alussa mukana on toinen henkilö päästämässä ihmisiä sisään ja auttamassa mahdollisissa teknisissä ongelmissa, jolloin sinä voit jo aloittaa keskustelun jo paikalla olevien kanssa.

• • Sulje kaikki muut ohjelmat tietokoneellasi. Jos käytät puhelinta tallentamiseen, aseta puhelin lentokonetilaan välttääksesi äänityksen katkeamista mahdollisen puhelun saapuessa.
• • Jos tilanne tallennetaan, kerro osallistujille, kun tallennus alkaa.
• • Ota haastattelun äänestä varakopio esimerkiksi sanelimella tai muulla turvallisella tavalla. Muista, ettet silloin voi käyttää kuulokkeita.
• • Nyökyttele ääntelyn sijaan, ettet katko puheenvuoroja.
• • Ryhmähaastatteluissa puheenvuorot kannattaa ainakin osittain jakaa ja kehottaa muita kuin puhujaa pitämään mikkinsä kiinni. Ihmiset ovatkin tähän jo hyvin tottuneet.
• • Jos näytät haastattelun aikana videota tai muuta ääntä sisältävää materiaalia, muista jakaa ruudun lisäksi ääni.

Haastattelun jälkeen

Tee haastattelun jälkeen mahdollisesta tallenteesta varakopio. Muista poistaa projektin jälkeen kaikki tarpeettomat tallenteet ja niiden varakopiot.

Haastattelujen vetäminen vie paljon aikaa. Oletko miettinyt koko haastatteluprosessin ulkoistamista, jotta ehtisit keskittyä paremmin tutkimuksen muihin vaiheisiin? Jos vastasit kyllä, käy lukemassa blogimme, jossa käymme läpi ulkoistamisen hyötyjä ja käytännön näkökulmia:

Eniten kysytyt kysymykset tutkimushaastattelujen ulkoistamisesta

Lue myös